Какво представлява т. нар. Апостил и кога е необходим

Превод от фр. „Apostille” (Апостил) – т.е. удостоверението, предвидено в чл.3, ал.1 от Конвенцията за премахване на изискването за легализация на чуждестранни публични актове, подписана в Хага на 5 октомври 1961 г. ратифицирана от Република България със закон, приет от XXXVIII Народно събрание на 25 май 2000 г. (ДВ, бр.47 от 2000 г.), в сила от 30 април 2001 г.; на български език това удостоверение е добило гражданственост като „апостил“. Апостилът е удостоверение, (напр. акт за раждане, сключен брак или настъпила смърт, съдебно решение, извлечение от регистър или нотариална заверка). Апостилите може да се използват само за документи, издадени в една държава, която е страна по Конвенцията за апостила / Хагската конвенция/ и предназначени за ползване в друга държава, която също е страна по Конвенцията.

Условията, при които Апостилът е необходим са:

• държавата, в която е издаден документът, е страна по Конвенцията за апостила;
• държавата, в която предстои да бъде използван документът, е страна по Конвенцията за апостила;
• законът на държавата, в която е издаден документът, го счита за публичен документ;
• държавата, в която предстои да бъде използван документът, изисква Апостил, за да го признае като чуждестранен публичен документ.

Апостилът никога не може да се използва за признаване на даден документ в държавата, в която той е бил издаден – Апостилите са предназначени единствено за ползване на публичните документи в чужбина!

Апостил може да не се изисква, ако изискването за наличие на Апостил е било премахнато или опростено от законите, наредбите или практиката в сила в държавата, в която предстои да бъде използван публичният документ или ако съгласно тях документът е освободен от изискване да бъде легализиран. Такова опростяване или премахване може да е налице и вследствие на спогодба или друго споразумение в сила между държавата, в която предстои да бъде използван публичният документ и държавата, която го издава (напр. някои други Хагски конвенции освобождават документите от изискването за легализация или други аналогични формалности, включително Апостил).

Държавите, в които важи Конвенцията за Апостила

Голям брой държави по целия свят са се присъединили към една спогодба, която значително опростява заверката на автентичността на публични документи, предназначени за ползване в чужбина. Официално тази спогодба се нарича „Хагска конвенция от 5 октомври 1961 г. за премахване на изискването за легализация на чуждестранни публични актове“, а обикновено се нарича „Конвенцията за апостила“. Там, където се прилага, спогодбата свежда процеса на заверка на автентичността до една-единствена формалност – издаването на удостоверение за автентичност от орган, определен от държавата, в която е издаден публичният документ. Това удостоверение се нарича „Апостил“.
Конвенцията относно апостила се е доказала като изключително полезна и се прилага милиони пъти годишно по целия свят. Тя значително улеснява оборота на публични документи, издавани от дадена държава-страна по Конвенцията и предназначени за ползване в друга държава, която също е страна по Конвенцията.

За да се запознаете със списъка на държавите, подписали Хагската конвенция за премахване на изискването за легализация на чуждестранни публични документи, натиснете тук.

Конвенцията за апостила важи единствено, ако по нея са страни и държавата, където е издаден публичният документ, и държавата, в която предстои същият да бъде използван!

Документи, за които се прилага Конвенцията за Апостила

Конвенцията се прилага само за публични документи. Дали даден документ е публичен се определя от законите на държавата, в която се издава документът. Държавите обикновено прилагат Конвенцията за най-различни документи. Повечето Апостили се издават за документи от административен характер, включително удостоверения за раждане, сключен брак и настъпила смърт; документи, издавани от органи или длъжностни лица, свързани със съдилища, трибунали или комисии; извлечения от търговски и други регистри; патенти; нотариални актове и нотариални заверки на подписи; дипломи от училища и университети и други академични дипломи, издавани от публични институции.
Конвенцията за апостила не се прилага за документи, подписани от дипломатически и консулски представители.
От приложното поле на Конвенцията са изключени и някои административни документи, свързани с търговски или митнически дейности.

Откъде да се снабдим с Апостил

Всяка държава, която е страна по Конвенцията, трябва да определи един или повече органи, които имат право да издават Апостили. Тези органи се наричат „Компетентни органи“ – само те имат право да издават Апостили.
Списъкът на всички Компетентни органи, определени от всяка държава, която се е присъединила към Конвенцията за апостила, е поместен в раздела „Апостил“ на уеб сайта на Хагската конференция.
Някои държави са определили само един Компетентен орган. Други държави са определели няколко Компетентни органа – било за да гарантира, че има Компетентни органи във всеки отделен район на държавата, било поради факта, че различни органи на изпълнителната власт отговарят за различните видове публични документи; в някои федерални системи националното Правителство може да отговаря за определени видове документи, а компетентното щатско или местно правителство – за други.

Върху даден публичен документ може да бъде положен Апостил само от съответния Компетентен орган на държавата, която издава документа. Постоянното бюро (Секретариат) на Хагската конференция предвижда широка гама услуги в помощ на Договарящите държави при ефективното прилагане и практическото действие на Конвенцията за апостила, но то не издава Апостили, не води регистър на Апостилите и не издава копия на Апостили.

Какво трябва да се знае преди да се поиска Апостил

Преди да се обърнете към даден Компетентен орган, за да се снабдите с Апостил, трябва да вземете предвид следните въпроси – например:

• Важи ли Конвенцията за апостила и в двете държави – тази, която издава публичния документ и в тази, в която възнамерявате да го ползвате?
• Ако държавата, която е издала публичният документ е определила няколко Компетентни органа, кой е съответният Компетентен орган, който да издаде Апостил за публичния Ви документ?
• Можете ли да се снабдите с Апостил за своя публичен документ, т.е. Документът Ви счита ли се за публичен документ съгласно законите на държавата, в която е издаден?
• Можете ли да поискате Апостил по пощата или трябва да се явите лично? Това е особено важно, ако живеете в държава, различна от тази, която издава публичния Ви документ.
• Ако имате множество документи, трябват ли Ви множество Апостили?
• Има ли други документи (освен публичния документ) или допълнителна информация, които/която трябва да предоставите, да са се снабдите с Апостил (напр. документ, удостоверяващ самоличността Ви или подпечатан плик в случай на искания по пощата)?
• Колко струва Апостилът и какви са начините на плащане?
• Колко време отнема снабдяването с Апостил?

Ако не можете да намерите отговор на тези въпроси в настоящата брошура, вижте информацията, поместена в раздела „Апостил“ на уеб сайта на Хагската конференция. Ако и там не намерите отговор, свържете се със съответния Компетентен орган.
В раздела „Апостил“ се съдържа цялата информация за контакти за повечето Компетентни органи, включително линкове към уебсайтовете на Компетентните органи, ако има такива.

Каква е цената на Апостилът

Конвенцията за апостила не дава информация за цената на апостила. По тази причина са налице големи разлики в практиката на различните Компетентни органи.

Повечето Компетентни органи събират такса за Апостили; ако има такава, размерът й варира значително. За практическа информация относно цените в отделните държави, вижте информацията, съдържаща се в раздела „Апостил“ на уебсайта на Хагската конференция.

Как изглежда Апостилът

Не всички Апостили изглеждат еднакво, но те трябва да съответстват възможно най-много на това Удостоверение-образец.

В частност,

• за всеки Апостил трябва да бъде посочено, че е Апостил;
• всеки Апостил трябва да включва съкратеното заглавие на Конвенцията на френски език (Convention de La Haye du 5 octobre 1961);
• всеки Апостил трябва да включва каре с 10-те номерирани стандартни полета за информация.

Апостилът може да съдържа и допълнителна информация: Например даден Апостил може:

• да съдържа допълнителна информация относно публичния документ, за който се отнася;
• да съдържа бележка относно ограниченото действие на апостила (т.е. че същият удостоверява единствено произхода на публичния документ, за който се отнася);
• да съдържа Интернет адрес (URL) на регистър, в който може да бъде проверен произходът на Апостила; или
• да конкретизира, че Апостилът не е предназначен за ползване в държавата, която го издава.

Обаче такава допълнителна информация трябва да бъде извън карето, в което се съдържат 10-те номерирани стандартни полета за информация!

Макар че всеки Апостил трябва да съответства в максималната възможна степен на Удостоверението-образец, на практика Апостилите, издавани от различни Компетентни органи, се различават помежду си. Такива различия може да има в оформлението, размера и цвета, както и в допълнителните компоненти, дадени извън карето, в което се съдържат 10-те номерирани стандартни полета за информация. Такива различия във външния вид не са основание Апостилът да бъде отхвърлен от получателя, за когото същият е предназначен.

Полагане на Апостили върху публични документи

Апостилът трябва да бъде положен директно върху самия публичен документ или върху отделен прикрепен към него лист (наричан „алонж“ – превод от фр. „allonge“ или „продължение“ съгласно официалния превод на Конвенцията на български език – бел.прев.). Апостилите може да се полагат посредством различни способи, включително щемпели [гумени печати], самозалепващи се стикери, сухи печати и пр.

Ако Апостилът е положен върху „алонж“, последният може да бъде прикрепен към основния публичен документ посредством най-различни способи, включително с лепило, капси, лента, восъчен печат и пр. Въпреки че всички тези способи са допустими съгласно Конвенцията, Компетентните органи се насърчават да използват по-сигурни способи на прикрепване, за да се запази целостта на апостила.

Това, че Апостилът не е положен посредством конкретен способ, не е основание същият да бъде отхвърлен.

Никога не разлепяйте и не разскачайте даден Апостил, независимо от това дали е положен директно върху публичния документ или върху алонж!

Последици от Апостила

С апостила се удостоверява единствено произходът на публичния документ, за който същият се отнася – той удостоверява автентичността на подписа или печата на лицето или органа, което/който е подписал(о) или подпечатал(о) публичния документ и качеството, в което то или той е действал(о), извършвайки това.

Апостилът не удостоверява съдържанието на публичния документ, за който се отнася.

Апостилите не са пълномощни и не придават никаква допълнителна тежест на съдържанието на основния документ.

Апостилът никога не може да се използва за признаване на даден документ в държавата, където е издаден документът – Апостилите са предназначени за ползване на публичните документи единствено в чужбина.

Въпросът каква тежест придава Апостилът на основния публичен документ се решава от държавата, в която Апостилът предстои да бъде използван.

С апостила се удостоверява единствено произходът на публичния документ, за който се отнася, и никога – съдържанието на този документ!

За достоверността на Апостила

Всеки Компетентен орган е длъжен да води регистър, в който да вписва датата и номера на всеки издаден от него Апостил, както и информация относно лицето или органа, което/който е подписал(о) или подпечатал(о) основния публичен документ.

Получателите може да се свържат с указания в апостила Компетентен орган и да попитат дали информацията в апостила съответства на информацията в регистъра и така да проверят достоверността на конкретен Апостил.

Много Компетентни органи са започнали да поддържат онлайн електронни регистри. Благодарение на тези електронни регистри може лесно да се правят онлайн справки за установяване на достоверността на произхода на апостила без да се налага Компетентните органи да отговарят на такива искания по телефона, по електронна поща или другояче. Ако даден Компетентен орган поддържа такъв електронен регистър, в апостила се посочва Интернет адресът на електронния регистър.